Đánh số trong quản lý: mã hàng, mã đơn, mã khách đặt sao cho khỏi rối
Cửa hàng nào cũng phải đánh số: mã hàng, mã đơn, mã khách, mã lô. Phần lớn người mở tiệm đặt tạm lúc đầu rồi dùng luôn — và hai năm sau thì hệ thống ấy trở thành nguồn nhầm lẫn hằng ngày. Bài này bàn cách đặt sao cho dùng được lâu.
Mã hàng: nguyên tắc quan trọng nhất
Mã phải nói được vài điều mà không cần tra. Nhân viên nhìn mã là biết đại khái đó là món gì — điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian ở quầy và trong kho.
Một cấu trúc dùng được gồm ba phần: nhóm hàng — đặc điểm chính — số thứ tự. Ví dụ theo lối đó: nhóm là loại món, đặc điểm là chất liệu hoặc cỡ, còn số thứ tự để phân biệt.
Ba điều nên giữ:
- Độ dài cố định. Mọi mã cùng số ký tự thì mắt nhận ra lỗi ngay, và máy tính sắp xếp cũng đúng.
- Chừa chỗ để lớn lên. Nếu bạn nghĩ sẽ có tối đa chín mươi chín món trong một nhóm thì dùng ba chữ số, đừng dùng hai — đổi cấu trúc mã sau khi đã in nhãn là việc rất phiền.
- Đừng nhét quá nhiều thông tin. Mã dài quá thì không ai đọc nổi và gõ hay sai. Thông tin chi tiết để trong hệ thống, mã chỉ cần đủ nhận diện.
Mấy ký tự gây nhầm — bỏ ngay từ đầu
Đây là lỗi kinh điển và rất dễ tránh. Mấy cặp hay bị đọc nhầm khi viết tay hoặc nhìn nhanh: số 0 với chữ O, số 1 với chữ I và chữ l, số 5 với chữ S, số 2 với chữ Z, số 8 với chữ B.
Cách xử: chọn một bộ ký tự và loại hẳn mấy chữ gây nhầm ra khỏi mã. Nhiều nơi chỉ dùng số, hoặc chỉ dùng chữ in hoa và bỏ bốn năm chữ dễ lẫn.
Cũng nên thống nhất chỉ dùng chữ in hoa — mã lúc hoa lúc thường là nguồn của rất nhiều lần tìm không ra.
Và tránh dấu tiếng Việt trong mã: nó gây lỗi khi chuyển giữa các hệ thống, khi xuất tệp, và khi ai đó gõ trên máy không có bộ gõ.
Mã đơn hàng: đừng đánh số liên tiếp từ 1
Đây là điều ít người nghĩ tới. Nếu đơn của bạn đánh số 1, 2, 3 tăng dần thì khách nhìn mã đơn là ước lượng được bạn bán bao nhiêu — và đối thủ cũng vậy. Đặt hai đơn cách nhau một tháng là biết tháng đó bán được bao nhiêu.
Mấy cách tránh: bắt đầu từ một số bất kỳ thay vì từ 1; chèn phần ngày tháng vào mã; hoặc thêm vài ký tự ngẫu nhiên. Vẫn giữ được tính tăng dần cho mình mà không lộ con số ra ngoài.
Cấu trúc thường dùng được: phần ngày — phần kênh bán — phần số thứ tự trong ngày. Nhìn mã là biết đơn đặt hôm nào và qua kênh nào, rất tiện khi tra.
Mã khách: cân giữa tiện và riêng tư
Nguyên tắc quan trọng: đừng dùng thông tin cá nhân làm mã. Số điện thoại, ngày sinh, số giấy tờ đều không nên nằm trong mã khách — vì mã bị nhìn thấy ở nhiều chỗ: trên phiếu, trên màn hình, trong danh sách in ra.
Dùng một dãy riêng không mang nghĩa, rồi liên kết tới thông tin khách trong hệ thống. Ai cần biết thì tra, còn mã thì vô hại nếu lọt ra ngoài.
Với dữ liệu khách nói chung, nguyên tắc đơn giản: chỉ lưu thứ bạn thật sự dùng. Càng lưu nhiều thì càng nhiều thứ phải bảo vệ, và cũng càng nhiều thứ có thể mất.
Mã lô và hạn dùng
Với hàng có nguồn gốc cần theo dõi, một mã lô giúp bạn trả lời được câu hỏi quan trọng: lô này nhập khi nào, từ đâu, còn bao nhiêu.
Điều này có ích thật khi có khiếu nại: nếu ba khách cùng phản ánh một vấn đề, mã lô cho biết ngay đó là một lô cụ thể hay là chuyện rải rác.
Cấu trúc đơn giản là đủ: phần thời gian nhập, phần nhà cung cấp, phần số thứ tự.
Đặt nhãn và dán ở đâu
Hệ thống mã chỉ hữu ích nếu đọc được nhanh. Vài điều thực tế:
Dán chỗ không che mất mặt đẹp của món — thường là đáy hoặc mặt sau.
Dùng nhãn gỡ được không để lại keo với hàng trưng bày. Keo bám lâu ngày trên bề mặt bóng rất khó tẩy, và tẩy mạnh thì hỏng bề mặt.
Với món nhỏ như vòng và mặt dây, dùng thẻ treo thay vì dán trực tiếp.
Cỡ chữ đủ lớn. Nhãn in chữ quá nhỏ thì nhân viên phải cầm lên soi, và ở quầy đông khách thì đó là thời gian thật.
Nếu dùng mã vạch hoặc mã quét, vẫn nên in kèm mã bằng chữ số — để khi máy quét hỏng hoặc nhãn xước thì vẫn nhập tay được.
Ba lỗi hay gặp
Đổi cấu trúc mã giữa chừng. Chuyện này gây rối nhiều năm sau. Nếu buộc phải đổi, hãy đổi dứt khoát một lần, ghi lại mốc thời gian, và giữ bảng đối chiếu mã cũ sang mã mới.
Mỗi người đặt một kiểu. Khi có hai người cùng nhập hàng mà không thống nhất quy tắc, bạn sẽ có hai hệ thống trong cùng một kho. Viết quy tắc ra giấy, dán ở chỗ nhập hàng.
Dùng lại mã của món đã bỏ. Nghe tiết kiệm nhưng nó làm lịch sử bán hàng lẫn lộn. Mã đã dùng thì cho nghỉ hẳn.
Phần quan niệm về con số
Có người muốn tránh vài con số trong mã hàng hoặc mã đơn. Làm được và không hại gì — chỉ nên biết trước hai điều.
Thứ nhất, bỏ số thì hệ thống có lỗ hổng: dãy số không liên tục, đếm bị lệch, và người mới vào làm sẽ tưởng mình nhập sót. Nếu làm thì ghi rõ quy tắc ra giấy.
Thứ hai, với mã đơn hàng thì phần này ít ý nghĩa hơn cả, vì mã đơn là thứ dùng nội bộ và khách hiếm khi để ý.
Còn nếu có ai nói rằng phải mua một bộ mã hoặc một dịch vụ đặt mã cho hợp, hãy nhớ rằng mã hàng là công cụ quản lý — nó phục vụ việc tìm cho nhanh và đếm cho đúng, và đó là tiêu chí kiểm chứng được ngay.
Tóm lại
Mã hàng nên nói được vài điều mà không cần tra, giữ độ dài cố định, và chừa chỗ để lớn lên. Loại hẳn mấy ký tự dễ lẫn như 0 với O, 1 với I, 5 với S.
Mã đơn thì đừng đánh liên tiếp từ 1 vì nó để lộ sản lượng. Mã khách thì đừng chứa thông tin cá nhân. Và nếu dùng mã vạch thì vẫn in kèm chữ số để còn nhập tay được khi máy hỏng.